Comment gérer des fournisseurs étrangers ?

Vous songez à commander des vannes inox à un fournisseur étranger pour votre usine ? Voilà qui pourrait vous permettre d’augmenter votre chiffre d’affaires ! Attention cependant à bien gérer ce nouveau partenaire qui représente des enjeux nouveaux en termes de risque, de confiance et de contrat.

Limiter le « risque fournisseur »

Travailler avec des fournisseurs étrangers, c’est prendre plus de risques. La négociation peut être plus longue, les délais de livraison s’allongent, les conditions de paiement peuvent être différentes (paiement à l’avance avec les fournisseurs chinois, par exemple). Mieux vaut alors se renseigner sur son futur fournisseur pour connaître sa santé financière, sa notoriété, ses pratiques. Des structures spécialisées peuvent se charger de collecter ces informations, mais vous pouvez aussi vous rendre sur place pour rencontrer votre partenaire et visiter ses installations…

Construisez un partenariat solide

Un partenariat solide avec un fournisseur est basé sur la confiance. Cela prend du temps, mais permettra de faire plus d’affaires sans prendre de risques. Dès les premiers échanges avec un fournisseur étranger, tout doit être clair. Les commandes doivent faire l’objet de contrats écrits. Avec le temps, peut-être pourrez-vous signer des contrats plus longs. La communication est un aspect crucial. Des échanges par e-mail ou par téléphone ne peuvent suffire pour créer une relation de confiance. Il faudra donc prévoir de vous déplacer à l’étranger pour rencontrer vos fournisseurs. Assurez-vous d’être en mesure de communiquer sans malentendu ! Vous devrez peut-être faire appel à un interprète pour les négociations les plus importantes.

L’importance du contrat

Privilégiez le contrat écrit plutôt que l’entente verbale. Un contrat doit être rédigé dans une langue compréhensible par les deux parties. L’anglais est très souvent utilisé, mais certains fournisseurs demandent un contrat dans la langue de leur pays. Votre contrat doit faire figurer un certain nombre d’éléments :

• Les marchandises, en détaillant leur nombre et leur aspect technique (exemple : « bride inox plate à souder 304L ») ;
• Le prix (préciser la devise et le taux de change) ;
• La méthode et les délais de paiement : paiement à l’avance, lettre de crédit…;
• Les Incoterms pour préciser les conditions commerciales ;
• Les modalités de livraison ;
• Les assurances (qui est responsable à telle ou telle étape du processus commercial ?) et les procédures à suivre en cas de problème ou de conflit ;
• Le champ d’application des procédures juridiques du contrat.

Acheter des marchandises à des fournisseurs étrangers entraîne de nouveaux risques. C’est pourquoi il est impératif de construire un partenariat de confiance.