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Comment répondre à un appel d’offre ?

Exportation : comment répondre à un appel d’offre international ?

Voici les points clés et étapes à suivre pour répondre à un appel d’offre international :

S’informer

Il faut s’informer sur les appels d’offre auprès des :

  • Organismes internationaux de financement (Banque Mondiale, diverses banques de développement…) ;
  • MOCI, informations en provenance des PEE ;
  • JOCE, réseaux européens (BRE, BC-net…)
  • Sources télématiques et Internet ;
  • Donneurs d’ordre ou groupes avec lesquels l’entreprise peut être amenée à coopérer.

La meilleure solution consiste à visiter régulièrement ses clients pour se tenir au courant des projets avant la sortie du cahier des charges et se faire éventuellement pré-qualifier. C’est indispensable si l’on souhaite bénéficier de financements « sur protocole ».

Se procurer le cahier des charges

Celui-ci est souvent payant. Dans certains cas, il ne peut être retiré que par une société du droit local, ce qui suppose qu’elle possède déjà un agent ou un sponsor. Certains cahiers de charges supposent que l’entreprise ait déjà été pré-qualifiée en tant que « potential vendor ».
La langue du pays est quelquefois imposée pour la rédaction de l’offre : ainsi en Turquie, le cahier doit être rédigé en turc, faute de quoi l’entreprise sera d’emblée exclue.

Soumission

Il est fréquent de payer une caution de soumission, qui garantit à l’acheteur que le vendeur ne se dédira pas en cas d’attribution du contrat.

L’offre remise comprend en général 2 parties : une offre technique et une offre commerciale (y compris un plan de financement).

Certains pays demandent un enregistrement des offres auprès de leurs consulats : attention aux coûts et aux délais. N’oubliez pas de joindre tous les documents permettant d’attester la valeur de votre offre et de votre entreprise : certificats ISO9000, plaquettes dans la langue du pays, références adaptées…

N’oubliez pas non plus déviations techniques et commerciales ou vos offres alternatives.

Adjudication

Lors du dépouillement des offres, de nombreuses questions sont posées pour compléter le dossier (certains dossiers de questions peuvent atteindre 20 cm d’épaisseur !).

Les délais de réponse sont souvent très courts. La meilleure façon de répondre aux questions est de bien connaître les habitudes du client et de rédiger son offre en conséquence.

Seules les entreprises sélectionnées à l’issue de cette phase technique se voient retenues pour la phase finale (généralement tenue secrète).

Réalisation du contrat

Pendant celle-ci, le client demandera le plus souvent diverses cautions bancaires : de bonne fin, de restitution d’acompte…

Attention aux pénalités de retard, pénalités techniques et aux clauses de responsabilité indirectes.

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